INTERVIEW

在宅秘書サービスをご利用いただいている
企業様や在宅秘書さんに
お話を伺いました。

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導入企業
(株)ディーアンドエス 渕向様
在宅秘書 加藤さん

自分の発想を具現化してくれる在宅秘書がいるのは、心強いです。

加藤さんが当社に登録くださったきっかけをお聞かせください。
加藤さん:たまたまネットで検索していて、在宅秘書ラボさんのサイトと出会いました。女性の方々が在宅で運営されていると知って安心感があり、登録しました。
ご登録以前と比べて、何かギャップを感じるところはありましたか?
加藤さん:ないですね。応募からお仕事開始まであっという間でした。
渕向様が、当社をお選びいただいたのは、どのような理由からでしょうか?
渕向様:在宅スタッフを探せるサイトは色々ありますが、在宅秘書ラボさんに登録されている女性の皆さんは、簡単な仕事を探しているのではなく、起業に興味があるような方が多いという印象があったからです。
また、在宅スタッフと直接契約を結ぶという点も、在宅秘書ラボさんのサービスを選ぶ理由として大きかったかもしれません。
在宅秘書さんと直接ご契約いただくことで、顔がしっかり見えてお互いの距離が近いため、仕事が頼みやすいというご意見を、よく頂戴します。
実際にご選考を終えられて、いかがでしたでしょうか?
渕向様:何名か応募者の方の書類を拝見しましたが、ご自分のご都合や希望を多く書かれている方々がいらっしゃった中で、加藤さんの書類はそうではなかったので、良い方だなと感じました。
加藤さんの現在のお仕事内容についてお聞かせください。
加藤さん:毎月1回発行しているメルマガの編集と配信、年4回発行しているニュースレターの原稿や画像の手配、印刷や郵送の手配をしています。
また、隔月でデザインのチームづくりの一環として、少人数の座談会を実施していて、その準備と運営にも携わっています。座談会では、デザイナーさんとしての働き方などを伺ったり、色々な情報交換をしています。優秀な人材との有意義な交流の場にしていけたらと思っています。
これらの仕事に加えて、最近は新規顧客の開拓のため、テレマーケティング業務も試験的に開始しました。収集したリスト宛にお電話をして、ご興味のある方に資料送付しています。渕向さんからの要請もあり、この業務が中心になりつつあります。
これらのお仕事をこなすため、どれくらいのペースでお仕事をされていますか?
加藤さん:1日あたり多くて4時間程度、少ない日は30分~1時間といった感じで、多少バラつきはあります。メルマガやニュースレターの発行前はコンスタントに業務が発生しますが、それ以外の時期は落ち着いています。
最近始められた業務もあり、業務時間は増えていくことになりそうですか?
加藤さん:新しい業務に専念するようになると、これまで担当していた業務は別の方に引継ぐことになると思うので、トータルの業務時間は変わらないと思います。
時期によって業務量に波があるかと思いますが、時間管理などはストレスなくできていますか?
加藤さん:はい。自分の性格によるところが大きいかと思いますが、業務時間に波があることも、例えば業務時間外にご連絡をいただくことなども、全然気になりません。取り込み中で都合が悪い場合は、率直にお伝えしますし。以前に起業を目指していたこともあるので、日常のちょっとした時に仕事のことを考えたり、渕向さんにご連絡をいただいて対応することは、「プチ経営者体験」になっています(笑)。それに頼ってくださっている感じがして嬉しいです。
経営者の方の心理を理解されているのですね。
加藤さん:理解されている人のほうが、ストレスなくお仕事できるかもしれませんね。
ご就業直後からお仕事内容が多岐に渡っていて、とても活躍されていると感じます。例えば、これまでのご経験の中のこれが役立っているなど、ご活躍の理由として思いつくことはありますか?
加藤さん:自分では活躍している、とは思っていなかったのですが(笑)
渕向さんがお気遣いくださっていて、たくさんコミュニケーションを取らせていただいています。意見も言いやすく、楽しくお仕事をさせていただいています。このスキルが役立っているという明確な実感はありませんが、臨機応変な対応や、複数のタスクを並行にこなす、すき間時間を有効に活用するといったことは、大切かなと思います。
渕向様は、実際に加藤さんとお仕事をされてみて、想像通りの方でしたでしょうか?それともギャップがありますか?
渕向様:自分にはない意見をくれる人から刺激をもらいたいと思っていたので、ギャップはありません。思っていた以上に刺激を受けることもありますが(一同笑)。
今回新しく始めたテレマーケティングの業務は、加藤さんの発案です。お知り合いにテレマーケティングに詳しい方がいてスクリプトの作成にご協力いただけることもあって、進めてもらいました。私自身は、最初テレマーケティングには消極的だったんです。
消極的になられていたのは、どのような理由からですか?
渕向様:やはり、電話営業で仕事をもらう業種ではないと考えていたので、及び腰でした。でも、アプローチを変えた方法で行えば良いのでは、という加藤さんの提案を聞き、納得した上で任せることにしました。
そのようなご提案をしやすい環境があるのは、コミュニケーションの基盤がしっかり築かれているからだと感じます。普段どのようにコミュニケーションを取られていますか?
加藤さん:偶然なのですが、お互いの自宅が近かったので、就業当初は1週間から2週間に1回まとまった時間を取り、カフェでお会いして打合せをさせていただいたりしていました。今は、日々の業務連絡はLINEを使っています。資料の確認時などは、メールを使ったりしています。必要に応じてコミュニケーションを取っていて、定例的なミーティングはありません。
ルーチンワークをこなしているわけではないので、定例的に行う必要はないのですね。
渕向様:ただ、いったん状況を整理したくなる場合もあるので、そういう時は直接会うこともあります。
やはりご自宅が近いと会いやすいのですね。
渕向様:手っ取り早いので会ったりしますが、Zoomなどのオンライン会議でも全然問題はないと思いますよ。
そのようなお二人にぜひお聞きしたいのですが、加藤さんは、在宅で仕事をすることのメリットとデメリットについて、感じることはありますか?
加藤さん:デメリットは感じていません。メリットとしては、業務委託契約なので双方が依存しすぎない関係であること、色々と挑戦できる可能性がある点が挙げられると思います。そして、家事と育児との両立がしやすい面もあるかと思います。
現在、加藤さんはお仕事とご家庭のバランスはいかがですか?
加藤さん:はい、良いバランスがとれていると思います。
渕向様は、いかがでしょうか?在宅スタッフに仕事を依頼することのメリットとデメリットがあれば、お聞かせください。
渕向様:デメリットはあまり感じません。自宅が近いので会ったりしますが、それは、コミュニケーションが取りやすいからというよりも、最初は信頼関係を築くという意味で直接会っていました。離れていたとしても、Zoomなどオンラインのコミュニケーションで不自由しないと思います。
事務所を構えていないので、秘書さんに自宅で仕事をしてもらうことも助かりますし、業務委託契約にさせてもらっている点も、会社的にはありがたい部分があります。どのような業務をお願いするかにもよると思いますが、今のところ、メリットしかないと感じています。
在宅秘書さんに仕事を依頼するのに向いている社長様、そうでない社長様、あるいは業界など、渕向様がお感じのところはありますか?
渕向様:業界に関してはないと思います。起業家の方々は器用なので、何でも自分でやってしまうタイプの方が多いと思います。向いていないというわけではありませんが、そういう方こそ、うまく在宅秘書サービスを活用したほうが良いと思います。
仕事を切り出すこと、引き継ぐことなどを負担に感じて、ご自分でやってしまったほうが早いと感じる起業家の方は多いです。
渕向様:そうですね。任せられない人は向いていない、と言えるかもしれません。
社長様が秘書さんへ仕事を任せる際の引継ぎ方法はさまざまですが、社長様のタイプと秘書さんの仕事の仕方やスタンスがぴったり合っていると、スムーズに引き継げることが多いです。
一方で、スムーズに引き継げる同じようなタイプのスタッフだけという体制でも、時にチームのバランス的に問題が生じることがあるようです。
渕向様は、募集当初よりご自分と違うタイプの方を探したいとおっしゃられていましたね。
渕向様:はい。面接の時に、私と加藤さんは違うタイプの人間だと感じました。今後はむしろ、自分とは違うタイプの人材が必要だと思っていたので、加藤さんに決めました。唯々諾々と従うタイプというよりは、一つ一つ説明して理解した上で仕事を進めて、意見があれば伝えてくれる人だと思いました。
自分と違うタイプの人とのコミュニケーションを取ること、組織が変化していくことを楽しめる方のほうが向いているのかもしれません。
加藤さんとお仕事をされて、渕向様の仕事の仕方にも変化があったのですね。
渕向様:そうですね。今まで一人でやってきた仕事の一部を加藤さんに担ってもらうので、もちろん仕事の仕方も変化しましたが、何より精神的に楽になりました。別の仕事に時間を割くこともできるようになりましたし、しっかり休むこともできるし、余裕をもって色々なことを考えられるようになりました。
その余裕が欲しいと思うものの、普段の忙しさに加えて、仕事を切り出して引き継ぐための時間を捻出できず、スタッフに仕事を頼めないという社長様も多いようです。
渕向様は、どのように加藤さんへお仕事を引き継がれたのですか?
渕向様:「秘書さんに仕事を頼むために、マニュアルを準備しなくてはならない」と考えてしまうと、辛くなると思います。どういうことがやりたいかをしっかり伝えた後は、業務の流れやマニュアル作りまでを秘書さんに任せてしまうのが良いと思います。それが、活用のポイントだと思っています。
秘書さんに仕事を渡すことがストレスになってしまうと、頼みづらいですよね。
渕向様:そうですね。きちんと引き継がないといけないと思うと、高いハードルに感じると思います。今まで自分が感覚的にこなしてきた仕事を、あらためてマニュアルに起こすのも難しいですし。なので、そういったマニュアルの整備の部分も秘書さんに担ってもらうのが良いと思います。
私の場合、加藤さんに仕事を切り出して渡すという感覚ではないです。切り出せる(定型的な)業務は、きっと他に作業してくれる人がたくさんいると思います。むしろ加藤さんには、業務を切り出してマニュアルなどを整えてもらい、それを別の人に依頼するというところを担ってもらっています。
加藤さんご自身が、業務を精査し、定型的な作業に落とし込むまでの段取りをされているのですね。
渕向様:はい。経営者にとっては、そこまでの段取りがストレスですし、かといって誰にでも任せられる部分でもないかと思います。なので、そこを秘書さんに任せられると、活用の仕方としては非常に良いと思います。
つい先日、営業先のリストを作成することになった際も、私からは作成の方針だけ加藤さんに伝えました。加藤さんは、簡単に作成の流れを確かめた後、実際に作成作業を任せられる人を探して依頼をしてくれました。
最近、いろいろな業務を外注するための段取りをしてくれる秘書さんや、プロジェクトの進行管理などを任せられる秘書さんを探したい、というご依頼も増えてきました。
具体的な手順が決まっているような作業を任せられる人はたくさんいると思いますし、加藤さんにそれをお願いするのはもったいないと思っています。在宅秘書ラボさんには起業に興味があるような女性が集まっていると思うので、シンプルな作業よりも、業務の流れを整理したり、新しい業務の段取りを考えるような仕事をお任せするほうが、やりがいを感じるのではないでしょうか。
起業にご興味のある女性の皆さんには、起業家マインドを理解しながらクリエイティブに取り組んでいける仕事を求めている、ということかもしれませんね。
渕向様:そうですね。自分で発想して自分で動くのは大変で、なかなか一歩が出ないものです(笑)。
自分の発想を具現化してくれるパートナーがいるのは、心強いです。
加藤さんは、今後のキャリアプランについて具体的に考えていることはありますか?
加藤さん:今はマーケティングの仕事が中心ですが、それに固執する必要もないと思っています。先ほどのお話にもありましたが、流れができて他に任せられる人がいれば手放して、新しいことにどんどんチャレンジしていきたいと思います。
渕向様は今後、どのような組織づくりをお考えですか?
渕向様:デザイナーの方との座談会なども始めたりしていますが、働きたくても外勤が難しい方々も多いので、お互いが在宅というスタイルで、色々な人材と繋がって仕事をしていけたらと思っています。
最後に、在宅秘書を目指す方々にメッセージをいただけますか?
加藤さん:応募書類の話にもありましたが、自分の状況や条件を伝えるだけではなく、どうしてその企業様に応募したのか、自分が企業様の経営理念のどこに共感したのか、自分が貢献できるのはどういう部分か、というところをアピールすると合格につながるのではないかと思いました。
渕向様からは、これから弊社のサービスをご利用くださる方々へのメッセージをいただけますか?
渕向様:今まで一人でやってきて、これから人を入れて大きくしていきたいとお考えの方が多いかと思います。自分が大変だと思っている作業自体を任せたい、そういう人を探したいと考えがちですが、そういう人に決めてしまうと、その作業しかできない可能性が大きいと思います。別の作業を頼めなくて、また別の方を探すことになります。
最初は、そういった作業を整理して任せられる人を探せる方が良いと思いますし、そういう方が「秘書」だと思います。実作業ではなく、段取りを考えて進めてくれる方がいたほうが、後々、社内業務がスムーズに進んでいくと思います。