在宅秘書の1日

現役の在宅秘書さんや
当社の在宅スタッフの
ある日の1日をご紹介します。

【ケース2】在宅秘書Bさんの場合

【主な業務】
◆在宅秘書関連業務
・メールチェック、返信
・資料作成、スタッフ間の業務調整
◆EC運営業務(兼業)
【 1日の平均勤務時間 】8時間程度
【属性 】愛媛県在住/30代/小1の母

8:00業務開始
9時から始まるミーティングに備えて資料作成。
会社に届いているメールとFacebookのメッセージを整理。ただ整理するだけではなく、内容もしっかりチェックし、把握しておく。 
9:10Zoomにてミーティング開始
作成した資料をもとにミーティングを行い、返信指示・予約指示を受ける。また、社長の言葉を全てメモしていく。(タイピングが速くなりました^^;)
ミーテイング内容は全て録音し、後で聞き漏れがないかチェック。
メモの仕方も工夫し、後で確認しやすいようにする。
10:30ミーティング終了
メモを元に指示を整理し、メール文章の体裁を整え、各指示通りに返信する。
お店や会議室の予約指示があれば予約。
その間、兼業のECサイトの方もメールは開きチェックする。後で対応が必要なメールにはマークをつけておく。
12:00在宅秘書業務完了
EC関連業務に切り替え&休憩、少し家事
ミーテイングでの指示分の返信・予約が全て済めば、在宅秘書業務はこれで終了。ECサイト業務に切り替えます。
その間に軽く昼食。
本日のランチは、朝の残りのサンドイッチとコーンスープ。
※午前の業務時間は、途中休憩入れて4時間
13:00EC運営業務
お客様から届いたメールでのお問合せの対応。
この日は初期不良のご連絡があったため、メーカーへ電話し交換対応の依頼。
15:30息子の習い事のため離席
自宅と学校の間に習い事の教室があるため、月曜日と木曜日は習い事の教室で待ち合わせ。
ランドセルを預かり、レッスンバックを渡して息子はそのまま習い事へ。
16:00業務再開・夕飯の準備
メールの返信がほぼ終了し、電話もかかってこないようなら夕食の準備を始めます。リビングにPCを置いているので、チェックしながら進めます。
17:00ECサイト業務終了・息子のお迎え
電話対応が17時までなので、主な作業は全てここで終了。
20:30明日のミーティングの準備のため、少し資料を作成。
※この日のトータルの業務時間は、約8時間半

兼業をしているので、時間を有効的に使うように心がけています。
夕食の下準備などはできるだけ土日に作り置きをし、その日にサッとできるようにしています。
タイムスケジュールだけを見るとすごくハードに見えますが、業務が落ち着いている時は買い物に出たり、お昼寝をしたり(笑)、近所のお友達を家に呼んでお茶に付き合ってもらったりしています!

注意していることは【タイムマネジメント】と【送信先の確認】です。
突発的なこと(息子の発熱など)が入ることもあるので、作業として確保できている時間内に全て済むように工夫しています。

平日しっかり仕事をする分、土日は家族とゆっくり過ごすようにしています!