在宅秘書さんインタビュー

本当に家族に支えられていると感じます。

当社:工藤さんは、在宅秘書になられて長いですよね。

工藤さん:はい、5年ぐらい経ちました。

当社:もう、そんなに経つのですね!では本日は、今やベテラン秘書の工藤さんに、在宅秘書を長く続ける秘訣を伺ってまいりたいと思います。

早速ですが、在宅秘書さんとしての仕事を、どのようにスタートされたのでしょうか?

工藤さん:在宅で働いていた女性スタッフさんのアシスタントからスタートしました。最初の業務内容は、PPC広告の分析データを収集するお仕事で、それを毎日粛々とこなしていました。

当社:在宅でのお仕事は初めてだったかと思いますが、順調なスタートを切られたようですね。ご就業前のイメージとのギャップなどはありませんでしたか?

工藤さん:面接の時に、業務で指示をいただく方にも同席いただいていました。その時に、仕事内容についてとても詳しく教えていただけたので、就業前とのギャップはありませんでした。

ただ、自分や子供の体調不良などで急きょお休みをいただく際、Skypeチャットでご連絡するルールなのですが、それには最初、とても抵抗がありました。

電話とは違うので、自分の送ったチャットの内容を確認してくださっているか、とても心配でした。。。

当社:LINEのように、既読かどうかが分かりませんものね。

工藤さん:そうなんです。事前に取り決めた連絡方法とは言え、返信が来るまでドキドキしていました。次第に上司のお忙しさやその他の事情が分かってくると、お忙しいとご返信が難しいこともあるのだなと感じるようになりました。

当社:この点は、就業直後に戸惑われる方が多いですね。在宅ならでは、だと思います。

工藤さん:現在の直属上司は、私が不安にならないようにとお忙しい中でも必ずお返事をくださいます。おかげでモチベーションも上がりますし、お気遣いにとても感謝しております。


当社:就業前とのギャップがほとんどなかったのとのことですが、ご家庭のこととの両立もスムーズでしたか?

工藤さんはい、最初から問題なく両立できていたと思います。つい5分前まで家事をしていたとしても、開始時刻になれば業務を始められる環境が、とてもありがたいです。

当社:ご自宅で仕事をすることになかなか慣れず、ご家庭との両立に苦労されている秘書さんも多いのですが、工藤さんはとてもスムーズに適応されたようですね。

工藤さんそうかもしれません。

当社:きっと、在宅秘書と言う働き方が合っているのでしょうね。

工藤さんはい、ぴったり合っていると思います。

当社:ご家族は、どのような反応をされていましたか?

工藤さん主人も子供も、私がインドア派だと理解しているので(笑)、自宅で仕事ができる機会に恵まれたことをとても喜んでくれました。ごくたまに、週末に仕事をすることもあったのですが、仕事をしている間に主人が家事をしてくれました。本当に家族に支えられていると感じます。

当社:本当にありがたいですね。工藤さんが頑張られたことはもちろんですが、ご家族のご理解やご協力も、在宅秘書を5年続けてこられた理由の一つと感じます。

工藤さんそうかもしれませんね。それに加えて、上司をはじめ会社の皆さんも、体調不良などで急に休まなくてはならなくなった場合は、快く仕事を変わってくださったり、通院後の対応で了承くださったりなど、理解してくださった点も大きいと思っています。

打診されたお仕事はお断りせず、すべて対応しています。

当社:企業様のご理解やご家族のご協力のもと、順調にスタートされたようですが、どのように活躍の場を広げてこられたのでしょうか?

工藤さん最初のPPCに関する業務をこなしているうちに、会社全体がだんだんと忙しくなってきて、私もお客様からのメールに対応するなど、徐々に手伝わせていただく範囲が広くなってきました。

例えば、ビデオ映像や音声データを編集して、インターネットへアップする作業なども行っていました。

さらに、会社でプロダクトローンチ事業を手掛けることになり、私もその関連業務を行うようになりました。告知メールの配信、お問い合わせメールへの対応、HPへのコメント返信などですね。

当社:今もそれらのお仕事をされているのですか?

工藤さん今はそれらの事業からは離れて、主に新たに会社が運営を開始したビジネススクールの事務局業務に従事しています。

当社:そうですか。本当にさまざまな業務を経験してこられたのですね!

工藤さんそうかもしれませんね。雑用でもなんでも対応しています。

他にも、会社が週1回配信しているメルマガの中で、泣ける動画を紹介するコーナーを担当しています。

当社:面白いコーナーですね!毎週記事を執筆するのも、泣ける動画を見つけるのも大変ではないですか?

工藤さん探すコツも分かってきましたので、そうでもないです。どうしても、自分の好みになりますが(笑)

あとは最近だと、スクールのHPを、SEO対策のために更新したりしています。

当社:今やビジネスに欠かせない知識を、幅広く習得されているのですね。

工藤さん打診されたお仕事はお断りせず、すべて対応しています。

当社:ということは、ご指示いただく業務を嫌だと思ったことがない、ということでしょうか?

工藤さんはい。嫌だと思った業務は、一つもないです。

当社:そこが、工藤さんのすごいところだと思います! 就業歴が長くなると、最初に応募された際の募集要項からどんどん業務範囲が広がっていったり、異なる内容に変化していくことも珍しくないですが、それに困惑する秘書さんもいらっしゃいます。工藤さんは、とても柔軟性というか、受容力があるのですね。

工藤さんありがたいことに、嫌だと思う仕事はなかったですね(笑)

強いて言えば、過去に1年ほど担当した、とあるビジネスのお問い合わせ対応はストレスが大きかったですが、対応しているうちに別会社に譲渡されました。


画像はイメージです。

当社:企業様が工藤さんを信頼されているからこそ、色々な業務をお任せくださるのだと思います。待遇面などでも応えてくださっているのではないでしょうか?

工藤さんおかげさまで、最初は扶養控除の範囲内でしたが、今は外れました。

当社:より多くの報酬をいただくようになったのですね。

工藤さん:はい。報酬も少し上がりましたが、何よりも、子どもと共に社員旅行に参加させていただいたり、本当に良くしていただいていると感じることが多いです。

当社:たしか海外に行かれていましたよね?

工藤さん:はい、2度ほど連れて行ってくださいました!

当社:在宅委託スタッフにも社員の方と同じように接してくださって、ありがたいですね。

コミュニケーションはなるべく丁寧に、意図が正確に伝わるように

当社:話は変わりますが、もう就業されて長く信頼も厚いですから、出社されているスタッフの皆さんともうまくコミュニケーションが取れているんでしょうね?

工藤さん:そうですね。でも、就業直後は早く慣れたいこともあり、月1回、可能な時は2週間に1回は会社へ足を運ぶようにしていたんです。

当社:そうだったのですね。今の出社頻度は、どれくらいですか?

工藤さん:一番最近の出社がいつだったか思い出せないのですが(笑)

今は、提出物があるなど必要がある時にちょっと立ち寄る、という感じになりました。

もしかしたら、出社して丸1日会社で仕事をしたのは数ヶ月前かもしれません(笑)

上司の方もオフィスを不在にされていることも多いものの、現在はほとんど出社しないので、申し訳ないというくらいというか、ありがたいかぎりです。

当社:今や双方がコミュニケーションのコツを掴まれて、離れてお仕事をすることに何ら支障がないということなのでしょうね。工藤さんが、コミュニケーションをとる上で、特に気を付けていることはありますか?

工藤さん:Skypeなどでのコミュニケーションにおいては、なるべく丁寧に、必要に応じて絵文字なども交え、ニュアンスを含めてこちらの意図が正確に伝わるように心がけています。

当社:相手を気遣いつつ、表現に気を付けてコミュニケーションをとっているということですね。

工藤さん:はい。会っていれば笑顔で話したりして雰囲気も分かります。でも、チャットの場合は文字ベースですから、単刀直入で良いと思う反面、どうしてもキツい印象になりがちですよね。

それ以外には、大まかな指示で細かなことは私に任せてくださることが多いので、作業内容や進捗については、自分からこまめに報告するようにしています。

 

当社:ここまでお話をお聞きして、5年の間に業務の範囲も広がり、在宅で円滑に業務を進めるノウハウも身に付けられてきた印象です。

在宅秘書として働いていて、条件面やスキルアップなど、今後に向けての目標やご希望などはありますか?

工藤さん:現状に不満がないんです。例えば「もっと別のことがしたい!」「サポート業務ではなく自分が前に出たい!」と言ったことを感じたこともないです。自宅にいて、PCの前でひたすら指示された業務をこなすという働き方が合っていると思いますし、それが理想なんです。

当社:本当に今の働き方が合っているのですね。ちなみに、工藤さんはどのような方が在宅秘書さんに向いていると思いますか?

工藤さん:やはり、責任感があって真面目なタイプの人だと思います。監督する人がいないとすぐ怠けてしまう人には向いていないと思います。仕事のスピードや質におのずと働き方が表れるので、サボると必ずバレると思います(笑)

当社:なるほど。最終的には、自分に返ってきますよね。


当社:さて、ここまでのお話で、在宅秘書として働くメリットをたくさんお聞きできました。反対に、デメリットと感じる部分はありませんか?

工藤さん:この働き方を知らない人への説明が難しい点が残念ですね。。。ご近所の方にご説明したこともあったのですが、自宅でオフィスワークができることや、それに対し報酬が発生することを理解してもらえないです。特にご年配の方には、昔ながらの内職をしているか、ひきこもっていると認識されている気がします(笑)。

それ以外のデメリットは感じていません。

当社:まだまだご説明が難しい働き方かもしれませんね。今後も、在宅秘書という働き方をしっかり広めていきたいと思います!

本日はありがとうございました。