在宅秘書の導入により、企業と就業者の双方にWin-Winの関係を!

運営:NPO法人ウーマン・キャリア・デザイン

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りそな九段ビル5F KSフロア

「在宅秘書」の1日をご紹介します

「在宅秘書」について、頭では理解できた方でも

 

  • 「在宅で働くって、どういうことなんだろう?」
  • 「どんなふうに仕事の指示が来るのかな?」
  • 「途中で子供の迎えに行ってもいいのかしら?」

 

など、具体的な点で疑問に思われることも、たくさんあるのではないかと思います。

実際に、当法人のスタッフが、日々どのように仕事をしているのか、ある日の1日の流れをご紹介させていただきます。

在宅秘書Aのケース

【秘書データ】

●主な業務:在宅秘書さんを採用したい企業様と女性のマッチング
●1日の平均業務時間:5~6時間
●属性:都内在住/小学生と幼稚園の2児の母
8:10 子供二人を送り出す。
8:30

業務開始。

メールチェック、問合せ対応、書類選考を通過した方へ面接の案内をメール送信。

当法人の代表アドレスには毎日100通近くのメールが届くが、スタッフがメールの内容を把握し、各担当のラベルを貼っておいてくれるので、「A」の名前のラベルが貼られたメールについて、優先的に対応。

10:00

あらかじめアポイントを取っておいたクライアントの社長様と、ミーティングを実施。

ミーティングは、オンライン会議ツールを使用。パソコン内蔵のWebカメラで、社長様の表情も拝見できるので安心。

もちろんこちらも、自宅であっても身だしなみの気遣いは必須。

11:00

休憩時間に、A●azonでひとポチ。

途中、宅配便の受け取り、天気が良かったのでシーツを洗って干す。

※午前の業務時間は、途中休憩を挟み2時間30分

11:30

長男の学校公開に行くため、早めにランチ。

外出前に、修正が必要な資料をプリントアウトしておく。

12:30

真面目に給食当番をしているかどうか確認したくて、敢えてこの時間に学校公開へ。(案の定、遊んでいて女子に怒られる)

学校の様子を見ながら、スマートフォンで随時メールチェック。午前中にチャットで届いていた、スタッフからの質問にも返信。

先ほどプリントアウトした資料を持参し、合間を見ながら、推敲や修正を行う(帰宅後、パソコンで修正予定)。

14:00 予定ではそろそろ帰宅して業務をする予定だったが、急ぎのメールがなかったため、ママ友とそのままお茶へ。(女子のママは本当に頼りになる存在。学校の情報をたくさんもらえた)
15:30

帰宅後、業務再開。

16:00の長男の帰宅時はおやつの準備と、洗濯物の取り込みのため、一時中断。

業務終了予定の17:00過ぎまで、集中して業務。

※午後の業務時間は1時間30分

17:15

幼稚園の預かり保育から帰ってくる次男を、バスまで迎えに行く。

帰宅後、夕食準備、夕食、片付け、入浴、寝かしつけをしつつ、翌日の仕事の段取りをつけるため、随時メールチェックも。

21:00

長男が塾で不在、かつ次男が早めに寝た日は、1時間ほど業務することも。

この日は、新規案件の求人文作成を行った。

※この日のトータルの業務時間は、約5時間

秘書Aの場合、ルーティンワークは少なく、その時々で忙しさが変わります。

忙しさに波があるのは大変ですが、この日のように昼間に用事がある時は、夜や週末に仕事をするなど、自分で調整できるのが、在宅秘書の最大のメリットです。

在宅秘書Bのケース

【秘書データ】

●主な業務:案件応募者管理、在宅秘書さんサポート
●1日の平均業務時間:3~5時間
●属性:神奈川県在住/40代/小1(娘)の母
7:40 娘を送り出す。
8:00

1日の家事を概ね済ませる。

お天気がいい日は、30分間ウォーキングで、心身ともにリフレッシュし、スイッチON!

8:30

業務開始

Googleカレンダーにて、他のスタッフ&自分の予定を確認。

チャットワーク、メールをチェックし、今日の業務段取り確認。

この日は、主に

  • 案件に応募くださった方の対応
  • 在宅秘書さんのサポート業務
  • ホームページ更新

を行った。

11:30

午前業務終了

昼食をとりながら、子供会役員打ち合わせの準備。

少し時間が余ったので、ご近所迷惑を顧みず、思いっきりピアノを弾いてリフレッシュ。

13:00

子供会役員打ち合わせ@マンション集会室

14:15

業務再開

午前中にできなかった、応募者情報のデータベース登録や、新たな応募者の対応を行う。

15:00

業務終了

ほどなくして、娘帰宅。

※この日のトータルの業務時間は、午前午後合わせて、約4時間

秘書Bはコンサルタントのアシスタント業務を担当しており、業務量やその日の予定によっては、午前中のみで集中して行うこともあります。

子供会の役員も引き受けていますが、自分で時間管理をすることにより、業務との両立を図っています。

※時間の自由度や他のスタッフとの調整等は、就業先の企業様により異なります。